Népszerűsítés

A repozitóriumi érdekképviselet és népszerűsítés sikerét a felhasználók elégedettsége, és ehhez szorosan kapcsolódva a feltöltött anyagok mennyisége és minősége mutatja. A repozitóriumi fejlesztések elmúlt időszakában a tartalomtoborzás különféle formái kerültek kipróbálásra. A felsőoktatási intézmények esetében kiderült, hogy egyfajta népszerűsítési program nem alkalmazható az összes intézmény esetében. Richard Jones szerint, a Rogers E. M. által a viselkedéspszichológia területén kidolgozott diffúzió elmélete segítséget nyújthat a népszerűsítő és tartalomtoborzó programok kidolgozásánál (Jones 2006, 119).

Rogers elmélete szerint, amikor egy új elmélet megjelenik a közéletben és elfogadásra vagy éppen elutasításra talál, ez drámai következményekkel járhat a társadalomra nézve. Habár az intézményi repozitóriumok elterjedése hasonló társadalmi változásokat von maga után, mint az open access mozgalom, mégis a kettőt érdemes külön-külön megvizsgálni.

Minden diffúziós rendszer négy közös részt foglal magába: innováció, közösségi háttér, időzítés és kommunikációs csatornák. Richard Jones szerint ez az elmélet segít megérteni a népszerűsítő kampányok lényegét és rávilágíthat a kulcsfontosságú, külön hangsúlyt igénylő kérdésekre (Jones 2006, 120).

Innovációs jellemzők

Az újdonságokkal kapcsolatos reakciókat számos tényező befolyásolja: az új technológia befogadásának előnyei, a meglévő rendszerekkel való kompatibilitása, a felhasználásának összetettsége, a rendszer áttekinthetősége, az eredmények láthatósága. Amennyiben ezeket a tényezőket az intézményi repozitórium felállítására és a kutatói köztudatba való bevezetésére vetítjük, láthatjuk, melyek azok a pontok, amelyekre külön hangsúlyt kell fektetni a népszerűsítési kampány kidolgozásánál.

Az intézményi repozitórium használatának számos előnye van: a kutatási irodalomhoz való korlátlan és ingyenes hozzáférés, a szerző láthatóságának növekedése, illetve ide kapcsolódva az intézmény hírnevének és a tudósok kutatási kedvének erősődése. Az előnyők megismertetése és megerősítése a kutatók között kritikus pont lehet a népszerűsítési programban, hiszen hatással vannak a felhasználók hozzáállására és feltöltési kedvére.

Ehhez a tényezőhöz szorosan kapcsolódik az átjárhatóság, a kompatibilitás kérdése. A kutatók számára lényeges, hogy az új szolgáltatás vagy rendszer összhangban legyen a már működő értékekkel, szokásokkal és elvárásokkal. Ebben az értelemben az intézményi repozitórium céljai egybevágnak a tudományos kutatás tradicionális elveivel, miszerint a kutatási eredményeket közzé kell tenni a tudás fejlődése érdekében. Az oktatási rendszerre nehezedő elvonások súlya alatt, amikor a folyóirat és adatbázis előfizetések drámaian csökkennek, egyre nagyobb szerep jut az open access repozitóriumnak a tudományos munkák terjesztésében (Jones 2006, 115).

Az új szolgáltatás összetettsége már jobban megosztja a felhasználókat. Általában az egyszerű, könnyen elsajátítható újdonságokat hamarabb kezdik rendszeresen használni, mint a bonyolultabb rendszereket, amelyek használatához új készségek elsajátítása szükséges. A digitális repozitóriumok esetében a kutatók nagy része már napi kapcsolatban van az Internettel, így felhasználóbarát platform esetén a repozitóriumi szolgáltatások igénybevétele sem jelent különösebb gondot. A digitális tartalmak felhasználásához szorosan kapcsolódó egyéb kérdésekben (pl. szerzői jogok) azonban teljesen járatlanok a kutatók, így érdemes külön figyelmet fordítani ezek bemutatására a népszerűsítés során.

 Az új rendszer vagy szolgáltatás népszerűségét nagyban növeli, ha lehetőség nyílik a felhasználók számára a kipróbálásra. Amennyiben biztosítva van a kutatóknak a rendszer próbálgatása anélkül, hogy bármilyen hardver vagy szoftver letöltéseknek eleget kellene tenniük, pozitívabban viszonyulnak az innovációhoz. Ilyen tekintetben nagy jelentőséggel bír egy ingyenes próbaidőszak beépítése a kampányba.

A befogadás-elfogadás gyorsasága nagymértékben függ a rendszer vagy szolgáltatás eredményeinek láthatóságától. Az open access dokumentumok láthatóságával kapcsolatban már folynak kutatások és elemző cikkek is jelentek meg, amelyek hangsúlyozzák az open access anyagok láthatóságának gyorsabb arányú növekedését a hagyományos kiadású anyagokéval szemben. A kutatói társadalom meggyőzése érdekében, hasonló elemzéseket kell a repozitóriumok felhasználásával kapcsolatban is készíteni webszervizek, vagy a repozitóriumi szoftver statisztikái alapján. A támogatottságot növeli, ha ezek az összegyűjtött adatok és értékelések folyamatosan frissülve közkézen forognak a kutatók között.

Közösségi háttér

A disszemináció második lényeges alkotóeleme a közösségi háttér, amelyben az újítás megjelenik. Az innováció közösségi szervezete az intézmény kutatóiból áll össze. Egy intézményen belül különböző hozzáállásokkal és véleményekkel találkozhatunk egy új rendszer bevezetésénél, éppen ezért különböző csoportokat alakíthatunk ki annak megfelelően, hogy milyen gyorsan veszik használatba a rendszer szolgáltatásait.

  • Az újítók hamar megértik a repozitórium előnyeit. Főleg azok a kutatók tartoznak ide, akiknek már van gyakorlatuk a szerzői archiválás területén és használnak tudományterületi adattárakat a kutatásaikban.

  • A korai elfogadók csoportjába azok a kutatók sorolhatók, akik szeretik és kipróbálják a technológiai vívmányokat, illetve kutatási eredményeiket feltöltik tanszéki vagy személyes weboldalakra.

  • A kutatói társadalom nagyobb része csak később kapcsolódik az újításokhoz, főleg egy közvéleményt formáló tanszéki vagy szakterületi vezetőt követve. A legnagyobb probléma ezzel a csoporttal, főleg a többség azon részével, akik csak később csatlakoznak az új rendszerhez, az, hogy ugyan megértik és elfogadják a szolgáltatás előnyeit és szociális és tudományos jelentőségét, mégis nehezen szakadnak el a megszokott kutatási gyakorlatoktól. Álláspontjuk nem változik addig, amíg a repozitóriumok szélesebb körben be nem épülnek a kutatási folyamatokba.

A változást generáló vagy közvéleményt formáló személyeknek fontos szerepe van az innovációk térhódításában. Tevékenységük jelentős hatással van az új szolgáltatások vagy rendszerek népszerűségére. Szaktekintélyüknek köszönhetően a hozzájuk tartozó kutatói csoportok, követve példájukat, nyitottabbak az újdonságok iránt. Befolyásuk két különböző szociális szinten is változást idéz elő - a hozzájuk tartozó kutatók körében az újdonságok elfogadásában, ill. az intézmény vezetésénél az új rendszerhez kapcsolódó politikák és rendelkezések kidolgozásában –, így egyfajta közvetítő szerepet is ellátnak. A változást generáló kutatók tevékenysége számos funkciót lát el az intézmény szociális hálójában: információcserét alakít ki a különböző felek között, rávilágít az innováció egyes hibáira, vonzóvá teszi a változást a kutatói közösségek számára, megalapozza az innováció bevezetését, valamint önállóságra ösztönzi a kutatókat. A népszerűsítési kampány egyik kulcseleme az ilyen közvéleményt formáló kutatók megkeresése és az új rendszer vagy szolgáltatás megismertetése.

Időzítés

Az innováció bevezetésének harmadik befolyásoló tényezője az időzítés. Az innováció megszületése és széleskörű elfogadása közötti intervallumot különböző szakaszokra lehet felbontani (Jones 2006, 120):

  • ismeretszerzés,

  • meggyőzés,

  • döntések,

  • bevezetés,

  • megerősítés.

Az ismeretszerzés időszakára esik az újítás megismertetése a célközönséggel, illetve a célok és funkciók meghatározása. A meggyőzés periódusában jelentős szerep jut a közvéleményt formáló kutatóknak, akik hatással vannak az újítás pozitív elismertségére. A döntéshozatal és bevezetés lépései szorosan összefonódnak, hiszen az innováció bevezetését megelőzi az elkötelezettség vállalása. Az implementáció sikerei jelentik a folyamat megerősítését. Ez az ötlépcsős folyamat jellemzi az újdonságok elfogadását mind egyéni, mind intézményi szinten, vagyis, az a folyamat, amely lejátszódik az egyéni kutatók esetén egy új rendszer megismerésével és használatba vételénél, kivetíthető egy intézmény implementációs folyamatára is.

Az innovációs-diffúzió elmélet által meghatározott rendszerbevezetési folyamat megjeleníthető egy Ripple-diagram segítségével is (7. ábra). Az ábra demonstrálja a kölcsönhatásokat a folyamat elméleti lépcsőfokai, a tevékenységek hierarchiája és időzítése, illetve az újítást befogadó csoportok között. A diagram egymás mellé állítja, illetve egymásra vetíti az innovációs folyamat tervezésének elméleti szakaszait (ismeretszerzés, meggyőzés, döntések, bevezetés, megerősítés), a repozitóriumi használat szociális vetületét, és a repozitórium implementáció eseményeinek és hatásainak hierarchiáját. Pl. ennek értelmében a diagram azt mutatja, hogy a megismerés és ismeretszerzés időszakában az innovatív felhasználók az innováció által felvetett kérdések megértése után kezdik használatba venni az új rendszert vagy szolgáltatást.

7. ábra: Ripple-diagram

7. ábra: Ripple-diagram

A népszerűsítési program kezdete egybeesik az innovációs folyamat tervezésének ismeretszerzési fázisával. Itt az elsődleges cél a legszélesebb körű terjesztés, különös figyelemmel az újításokat kedvelő kutatók csoportjára. Ez a szakasz valószínűleg rövid lefutású, hiszen az újításokra nyitott kutatók nagy valószínűséggel hamar megértik és használatba veszik a rendszert vagy szolgáltatást.

A második lépés a kutatói közösségek meggyőzése. Itt már számíthatunk a rendszer javítását elősegítő visszajelzésekre az első felhasználók kisebb csoportjától. Ezért fontos a kommunikáció kezdeményezése és fenntartása, illetve reagálás a kutatók személyes javaslataira. A szakasz legfontosabb célja az adaptáció kiszélesítése az intézmény különböző egységeire. Kitüntetett figyelmet kell fordítani a közvéleményt formáló kutatók megkeresésére, mivel ők segíthetnek az egységeken belüli népszerűsítésben.

A döntéshozás időszakában az egységen belüli elkötelezettséget megelőzi egy próbatanulmány eredményeinek kiértékelése. Ebben a szakaszban erősen javasolt az intézményi egységeken belül bevonni a kutatókon kívül az adminisztratív munkaerőből kollégákat, pl. asszisztenseket vagy informatikus szakembereket. A felhasználóképzés segíthet a feltöltésekkel járó kezdeti nehézségek leküzdésében. Fontos, hogy ebben a stádiumban állandó segítséget kapjanak a felhasználók annak érdekében, hogy a nehézségeket ne a rendszer rovására írják és el ne pártoljanak a további használattól.

Az implementációs szakasz sikerességét előmozdíthatja a próbatanulmány kiértékelése. Ez a kísérleti bevezetés ugyanolyan súllyal bír a kutatók körében, mint a lektorálás a kiadási folyamatban, vagyis hitelesíti a projekt létjogosultságát az intézményen belül. Itt érdemes bekapcsolni a folyamatba a felsővezetést és nyilatkozatot kérni a támogatásukról. Továbbá, hasznos lehet kilépni az intézményi keretek közül és olyan nemzeti vagy nemzetközi szintű programokhoz kapcsolódni, amelyek megerősítik az intézmény helyzetét és álláspontját a nyílt hozzáférésű repozitóriumok mozgalmában és felgyorsíthatják az implementációt intézményen belüli is.

A megerősítés időszakát széleskörű felhasználás jellemzi a kutatók körében, illetve erre az időszakra tehető a feltöltéseket előíró intézményi rendeletek születése, amelyek tulajdonképpen megerősítik az intézmény állásfoglalását a repozitóriumi fejlesztésekkel kapcsolatban.

Kommunikációs csatornák

A diffúziós rendszerek negyedik közös összetevője a kommunikációs tevékenység. Az intézmény szociális rendszere és a változást elősegítő felek közötti dialógus igen összetett: megkülönböztethetünk személyes és tömegkommunikációs eszközöket. A személyes kontaktus feltételez egyfajta kapcsolatot a felek között, amit a kiválasztott kommunikációs eszközök is jellemeznek, mint pl. a személyes információcsere, vagy telefonbeszélgetés. A tömegkommunikációs eszközök esetén nincs intimitás. A technológia kap nagyobb hangsúlyt a szélesebb közönség megszólítása érdekében. Lehetnek átfedések, mint pl. az email esetén, ami lehet személyes és nagyobb közönséget megszólító eszköz is.

A tömegkommunikációs eszközök fontosabb szerepet kapnak az ismeretszerzés fázisában, míg a személyes kontaktus a meggyőzési szakaszban lehet eredményre vezető. Továbbá, a tömegkommunikáció ráhatása segíthet a későn kapcsolódó csoportok meggyőzésében.

Összefoglalva, a diffúziós rendszerek és a ráépülő népszerűsítő programok elsődleges feladatai:

  • a felhasználók bizalmának megnyerése,

  • a rendszer fejlesztési eredményeinek folyamatos bemutatása

  • kapcsolatépítés és kapcsolattartás a célcsoportokkal

  • a rendszer szolgáltatásainak és előnyeinek megismertetése a felhasználókkal és igénybevételükre való ösztönzés.