Népszerűsítési stratégiák

A repozitóriumok hatékony működésének alapfeltétele az adattár feltöltése tartalmakkal. A tartalomtoborzás számos formája létezik, de hatékonyságuk és sikerességük nagyban függ attól, hogy az implementálás mely szakaszában és milyen célközönség esetében használjuk őket.

Alapok felmérése

A népszerűsítési program bevezetése előtt érdemes egy felmérést készíteni a meglévő tanszéki és személyes honlapok tartalmáról. Ez az adatvizsgálat információt szolgáltat arra vonatkozóan, hogy a kutatók hogyan használják az Internetet a különböző tudományterületeken, illetve összegyűjti azokat a dokumentumokat, amelyek bekerülhetnek első körben a repozitóriumba. A felmérés eredménye viszonyítási alapként is szolgálhat, amihez viszonyítva a repozitórium fejlődését mérjük. Ez a folyamat segítséget nyújthat a közvéleményt formáló kutatók azonosításához, akik a repozitóriumi fejlesztések támogatásával hatással lehetnek a szakterületen dolgozó többi kutatóra is.

Kezdeti tudatosítás

A kezdeti, ismeretszerzési szakaszban a tömegkommunikációs eszközöknek jelentős szerep jut, mivel ezekkel az eszközökkel lehet általános információkat terjeszteni a lehető legszélesebb körben.  A repozitórium működését demonstrálva érdemes néhány példaértékű, szakmailag érdekes dokumentumot feltölteni, mint pl. az intézmény neves kutatóitól anyagokat, úttörő jellegű kutatások eredményeit, vagy az intézmény vezetőit megkérni saját anyagaik feltöltésére. Itt fontos a szolgáltatások bemutatása mellett a működés rövid- és hosszútávú céljaira is rávilágítani, és a kutatókat megismertetni a kapcsolódó nemzetközi szakmai fejleményekkel és programokkal, mint. pl. open access, változások a tudományos kommunikáció folyamatában. Bemutató előadásokat, szemináriumokat lehet szervezni, amelyek a könyvtár és a tanszékek között kialakuló kapcsolat fórumai is egyben.

Célzott tartalomtoborzás

Az általános ismertetés és tudatosítás mellett fontos a tartalmak feltöltése is a repozitóriumba, hiszen az adattár működését leginkább a feltöltött anyagokon keresztül lehet meggyőzően bemutatni. A tartalomtoborzásnak két útja lehetséges: (1) a dokumentumokat szolgáltató szerzők megkeresése, illetve (2) a tartalmak közvetlen kiválasztása.

Az első esetben a kutatók bizalmát kell megszerezni és meggyőzni őket az együttműködés előnyeiről. Azok a kutatók, akik jártasak a szerzői archiválás területén, illetve nyitottak a technikai és szakmai fejlesztésekre, könyebben meggyőzhetők az önkéntes feltöltéssel kapcsolatban. A késői elfogadók csoportjába tartozó kutatók viszont idegenkednek az újításoktól és nem szívesen változtatnak a megszokott publikálási folyamaton. A kihívás a repozitórium kezelői számára az ő bizalmuk elnyerése és a feltöltésekben való folyamatos segítségnyújtás megszervezése.

A második esetben, a tartalmak közvetlen kiválogatásánál, lényeges szem előtt tartani a cikkek személyes archiválására vonatkozó kiadói kikötéseket. Egyre több kiadó engedélyezi az eredmények szerzői archiválását meghatározott embargó időszak betartásával. Az embargó leteltével ezek a cikkek feltöltésre kerülhetnek intézményi repozitóriumokban. Vannak kiadók, amelyek viszont szigorúbban rendelkeznek és meghatározzák nemcsak a feltöltések lehetséges idejét, de azt is, hogy hová lehet őket elhelyezni. A Sherpa/RoMEO adatbázis átfogó információt nyújt a kiadói politikákkal kapcsolatban, ezért érdemes ellenőrizni az adott folyóiratra vonatkozó archiválási szabályokat a cikkek feltöltése előtt. A tartalomtoborzás másik módszere az open access ‘arany út’ révén publikált cikkek összegyűjtése. Itt felmerülhet az az etikai kérdés, hogy egy eleve open access módon kiadott cikket miért kell bevinni egy nyílt hozzáférésű repozitóriumba. Indokként felvethető, hogy ahhoz, hogy az intézmény tudományos munkásságának teljessége áttekinthető legyen, érdemes minden kutatási eredményt egy helyen tárolni.

Közvetített feltöltés

Számos kutató megérti és elfogadja a szerzői archiválással járó előnyöket, viszont a feltöltéseket már nem szívesen végzi el. Ilyen esetekben jelentős szerep jut a változást generáló/véleményt formáló munkatársaknak, akik jó példával járnak elől saját feltöltéseikkel. Egy másik megoldás lehet a könyvtár által felajánlott közvetítő szolgáltatás, amely segítséget nyújt a kutatóknak a feltöltésekben. A könyvtárak rendelkezésére álló erőforrása határozza meg, milyen összetettségű szolgáltatást tud nyújtani, illetve van-e lehetősége a feltöltések mellett értéknövelő szolgáltatásokat is adni, mint pl.szerzői jogi kérdések ellenőrzése, fájlkonverzió, metaadat-bővítés, stb.

Próbatanulmány

A repozitórium-népszerűsítés következő stádiumának elsődleges célja a kutatók nagyobb csoportjának a bevonása a tartalomtoborzásba. Itt is jelentős szerep jut a véleményformáló kutatóknak, mivel a repozitóriummal foglalkozó szakembereknek nincs kellő rálátása a különböző szakterületek publikálási és feltöltési szokásaira. Egy kísérleti kezdeményezés akkor sikeres, ha a megszólított kutatói közösség aktívan reagál a megkeresésre. Egy értéknövelt adatokkal ellátott (folyóiratok impaktfaktor-értéke, cikktípusonként csoportosítás és összegzés, linkek a teljes szövegű cikkekhez) publikációs lista, amelyet a tanszék repozitóriumi feltöltései alapján generál a könyvtár, látványosan demonstrálja a feltöltések eredményét.

Visszajelzés

Az implementációs projektek lényeges eleme a visszajelzések kiértékelése. Egyrészt a felhasználók visszajelzései a repozitóriumfejlesztőknek nyújtanak segítséget a felmerülő problémák orvoslásához. Másrészt kedvező hatással van a tartalomtoborzás folyamatára, ha a kutatók is kapnak visszajelzéseket a feltöltésekkel kapcsolatban, ezzel is ösztönözve őket a további együttműködésre. A feltöltések alapján készült statisztikák is ilyen visszajelzések lehetnek, amelyeket érdemes rendszeresen kiküldeni a kutatóknak. Ezek az összesítések bizonyítják az érintett feleknek, hogy miért érdemes az új szolgáltatásokat igénybe venni.

Intézményi támogatás

Az implementáció előrehaladtával intézményi és nemzeti szinten is érdemes támogatást keresni a felsővezetés megkeresése útján. A repozitórium hosszútávú működéséhez elengedhetetlen, hogy az intézmény költségvetésébe bekerüljön mint állandó elem, ehhez viszont kell a felsővezetés támogatása. A szerzői archiválást és az open access publikálást támogató tanszéki vagy intézményi politika bevezetése jelentheti az intézményi támogatást. A politikák igen eltérőek, hiszen figyelembe kell venni a nemzeti és szakterületi normákat a tudományos eredmények kommunikálásában, de közös vonásként mind nyomatékosan javasolják a kutatóknak, hogy publikált anyagaik másolatát helyezzék el az intézmény repozitóriumába is. Jelzés értékű lehet a kutatók felé, ha az intézmény csatlakozik nemzetközi open access programokhoz és nyilatkozatokhoz, mint pl. a Berlini Deklaráció vagy a Budapesti Manifesztum, ezzel is megerősítve álláspontját az open access publikálás tekintetében.

Mandátumok, feltöltési kötelezettség

Az intézményi támogatáshoz szorosan kapcsolódnak a feltöltést megkövetelő rendeletek. Míg azok intézmények, amelyek több tudományterületet is magukban foglalnak, óvatosak az ilyen mandátumok bevezetésével, hiszen nem akarják a széles kutatóréteg egyes részeit sem elidegeníteni, addig a kutatásokat szponzoráló külsős szervezetek és intézmények bátrabban állítanak fel ilyen követelményeket. Manapság a pályázatok előírásai közé tartozik, hogy a finanszírozott eredményeket a kutatók tegyék nyíltan elérhetővé, ezzel is biztosítva a további kutatásfejlesztések gyorsítását, a gazdaság növekedését.

A tartalomtípust is figyelembe kell venni a mandátum bevezetésénél. Azokat az anyagokat, amelyek egy szerzőtől származnak (pl. disszertációk, diplomamunka), vagy egy tanszék vagy egy intézményi egység kutatásának az eredményei, sikeresen és problémamentesen lehet rendelettel repozitóriumi elhelyezésre kötelezni, hiszen szerzőjogilag is kevesebb vitatható eset fordulhat elő ezek között.