Munkafolyamat és adminisztráció

A fejleszetési és implementációs folyamatok különböző munkastádiumokra bonthatók, és minden munkafázis rendelkezik saját adminisztratív tevékenységi körrel. Amint összeállítottuk a munkafolyamatot a repozitóriumépítés esetén, meghatározhatóak lesznek az adminisztratív feladatok is. A munkafolyamatok és tevékenységek pontos meghatározása és végrehajtása segítséget ad mind a szolgáltatást nyújtó, mind a szolgáltatást igénybe vevő félnek a rendszerrel való sikeres kommunikációhoz, ami hatékonyabbá teszi a rendszert és szélesebb körű elfogadást eredményez a felhasználók körében.

Az intézményi repozitóriumok felállításánál érdemes megvizsgálni, hogyan lehet csoportosítani az adminisztratív feladatokat, és ezt követve milyen munkafolyamati lépéseket lehet kijelölni. Ez az eljárás elősegíti a rendszer hasonló, vagy összetartozó elemeinek szabványok szerinti fejlesztését.

A repozitórium a következő, adminisztrációt igénylő elemeket tartalmazza (Jones 2006, 86):

Ezeket a munkafeladatokat egyenként négy szakaszra lehet bontani:

Feltöltés

Ezt a munkafolyamatot általában egy ember végzi, éppen ezért a folyamat szakaszai nagyon összefonódnak és hamar lezárulnak. A feltöltési folyamat eredménye maga a repozitóriumi tartalom, amelynek komponensei a metaadatok, a dokumentumot tartalmazó fájl, a hozzátartozó szerzői jogi megállapodás és szerkezeti információ (a fájlok sorrendjét vagy kölcsönhatását meghatározó információk). A feltöltendő adat összetettségétől függően a munkalépéseket további részekre lehet osztani.

Feltöltés utáni munkafázis

A feltöltés után az adatokat különböző munkafolyamatokon kell keresztülengedni, mielőtt elérhetővé válnak a felhasználók számára. A munkafolyamatok tartalmaznak olyan lépéseket, amelyeket minden digitális tartalom esetében alkalmazni kell, és vannak olyan tevékenységek, amelyeket az intézményi repozitóriumban való tárolás módja követel meg.

Ebben a fázisban a repozitórumoknak a következő követelményeknek kell eleget tenniük:

  • a feltöltött metaadatok ellenőrzése

  • értéknövelt anyagok csatolása, pl. katalógus-metaadatok hozzárendelése (pl. tárgyszó)

  • szerzői jogi és plágiumellenőrzés

  • fájlazonosítás (formai ellenőrzés)

  • licencellenőrzés és ehhez kapcsolódó korlátozások alkalmazása.

Mivel összetett ellenőrzésen megy keresztül a feltöltött metaadat, több könyvtári adminisztrátor és szakember is részt vesz a munkafolyamatban. A többlépcsős és többszereplős feladatmegosztás hosszabb folyamatot eredményez, éppen ezért ügyelni kell arra, hogy a feladatok ne vesszenek el a munkafázisok, illetve az adminisztrátorok között. Egyértelmű feladatsort kell felállítani és ragaszkodni a lépések sorrendjéhez. Az ellenőrzések együtt járnak a különféle szabványok betartásával, és mivel ebben a fázisban többféle ellenőrzésen is átesnek a metaadatok, különféle szabványoknak kell megfelelniük. Így viszont számítani kell olyan esetekre is, hogy a metaadat nem felel meg egyik vagy másik szabványnak.

A munkafolyamat lépéseit szoftverek segítségével is lehet automatizálni, viszont ahhoz, hogy a felhasználók/adminisztrátorok gördülékenyen tudjanak a lépések között haladni, szükséges megismerkedniük a szoftverek működésével. A képzések lehetővé teszik, hogy a rendszerben dolgozók alaposabban elsajátítsák a munkastádiumokhoz tartozó adminisztratív feladatokat.

Megőrzés

A megőrzési munkafeladatok esetén két szempontot kell figyelembe venni: (1) a felhasználók hosszú távon hozzáférhessenek a dokumentumokhoz, illetve (2) az anyagok mindig olvasható fájlformátumban legyenek. A megőrzés szempontjából a munkafeladat a metaadatok és előhívást lehetővé tevő információk egymáshoz rendelése, illetve ezekhez hozzáférés biztosítása.

Szervezeti adminisztráció

A szervezeti adminisztrációra nem épül munkafolyamat, mivel szétszórt, nem feltétlenül egymásra épülő feladatokból áll. A repozitórium struktúrájánál és a kapcsolódó adminisztratív feladatoknál érdemes figyelembe venni a kettős követelményrendszert, amely az adattárak működését meghatározza: (1) a tartalmat szolgáltató felhasználók igényei és (2) tartalmak között kereső felhasználók elvárásai.