Metaadat-struktúra

A digitális adattár által használt metaadat-struktúra kialakításához első lépésként ki kell választani a használni kívánt metaadatsémát, esetleg sémákat. Meghatározó szempont, hogy a választott alkalmazás milyen sémákat támogat, illetve mely sémák alkalmasak arra, hogy a tárolni kívánt dokumentumokat leírjuk velük.

A séma meghatározása után össze kell állítani a használandó metaadat-elemek halmazát. A leíró adatok kiválasztásának meghatározó eleme a dokumentum típusa. Típusonként más és más elemekre lehet szükség a tétel pontos leírásához. Az így összeállított elemekhez definiálni kell melyek és milyen esetekben kötelezően megadandó értékek, melyiket mikor lehet ismételten megadni, illetve melyek azok, amik csak előre meghatározott értéket vehetnek fel vagy igényelnek egyéb típusú felügyeletet, illetve irányítást. Ugyanis a még szabványosabb metaadatkészlet előállításához különböző eszközöket lehet felhasználni, melyek az egységes adatkezelést segítik elő. Ilyen rendelkezésre álló eszközök a tezaurusz, az irányított tárgyszókészletek és a besorolási adatkezelés (authority control).

A metaadatkészlet összeállításakor érdemes figyelmet fordítani arra is, hogy eleget tesznek-e az interoperabilitás feltételeinek. Ez nem jelenti azt, hogy az adattárnak pontosan ugyanazokkal a metaadatokkal kell dolgoznia, mint amit a partnerszolgáltatás használ, de biztosítani kell tudni a helyi metaadat-elemek konvertálhatóságát a másik szolgáltatás által előírt formátumnak megfelelően. Ez egyrészt azt jelenti, hogy az egyes elemeket egyértelműen meg kell tudni feleltetni a másik rendszer egyes elemeinek. Másrészt pedig figyelni kell rá, hogy minden, a partnerszolgáltatás által kötelezően előírt értéket szerepeltessünk a saját metaadataink között, vagy biztosítsuk azok egyértelmű előállíthatóságát más értékekből. Pl. az Europeana Travel előírja, hogy át kell küldeni a doumentum típusára vonatkozó infromációt. Ezen felül azt is meghatározza, hogy ennek az értéke TEXT vagy IMAGE lehet. A saját adattárunkban nem szükséges ilyen típusinformációval ellátnunk a tételeket, de meg kell tudnunk mondani, hogy mely típusú objektumok sorolandók a TEXT, illetve melyek az IMAGE kategóriába. Amennyiben szerepeltetjük a tételeknél típusként a képeslap, könyv, térkép értékeket, és elkészítjük hozzá a konverziós szabályt, miszerint a képeslapot és a térképet IMAGE-re kell átkonvertálni, azzal teljesítjük az együttműködés kritériumait.

Ezeket a metaadatokat adatbázisban, vagy úgynevezett metaadat-regiszterekben szokás tárolni. A gépi értelmezhetőség érdekében XML formátumban szokás közzétenni az adatokat, így a lekérdezésekre adott válaszok zömében XML-ként állnak elő, ezzel biztosítva az interoperabilitást és az automatikus feldolgozhatóságot.