Egy kis méretű, személyes adatbázis esetén (mint amilyen az 1.1. alfejezetben említett címjegyzék) tipikusan egy személy definiálja, hozza létre és kezeli az adatbázist, amely nincs megosztva. Nagy szervezetek esetén azonban sok ember érintett a több száz felhasználóval rendelkező nagy adatbázisok tervezésében, használatában és karbantartásában. Ebben a fejezetben bemutatjuk azokat az embereket, akiknek a feladatai közé tartozik egy nagy adatbázis mindennapi használata; őket hívjuk színpadi szereplőknek. Az 1.5. alfejezetben azokat a személyeket tekintjük át, akiket háttérmunkásoknak nevezhetünk: ők azok, akik azon dolgoznak, hogy fenntartsák az adatbázisrendszer környezetét, de nem foglalkoznak aktívan magával az adatbázissal.
Minden olyan szervezetnél, ahol sok ember használja ugyanazokat az erőforrásokat, szükség van egy vezető adminisztrátorra, aki felügyeli és kezeli azokat. Adatbázis környezetben az elsődleges erőforrás maga az adatbázis, a másodlagos erőforrás pedig a DBMS és a kapcsolódó szoftverek. Ezen erőforrások adminisztrálása az adatbázis-adminisztrátor (DBA) feladata. A DBA felelős az adabázishoz való hozzáférés engedélyezéséért, az adatbázis használatának koordinálásáért és felügyeletéért, valamint a szükséges szoftver- és hardvererőforrások beszerzéséért. A DBA kérhető számon olyan problémák esetén, mint amilyen a biztonsági rés vagy a lassú válaszidő. Nagy szervezeteknél a DBA-t egy stáb segíti, akik ellátják ezeket a feladatokat.
Az adatbázis-tervezők feladata az adatbázisban tárolandó adatok azonosítása, illetve ezen adatok reprezentálásához és tárolásához a megfelelő adatszerkezetek kiválasztása. Ezeket a műveleteket jórészt még azelőtt végrehajtják, mielőtt az adatbázist ténylegesen implementálnák és feltöltenék adatokkal. Az adatbázis-tervezők felelőssége, hogy beszéljenek az adatbázis összes leendő felhasználójával abból a célból, hogy megértsék az igényeiket, és hogy egy olyan tervet hozzanak létre, amely megfelel ezeknek az igényeknek. A tervezők gyakran a DBA-t segítő csapat tagjai, akik más feladatokat kapnak, miután az adatbázis tervezése befejeződött. Az adatbázis-tervezők rendszerint elbeszélgetnek az egyes potenciális felhasználói csoportokkal, majd olyan nézeteket fejlesztenek az adatbázishoz, amelyek megfelelnek ezen csoportok adat- és feldolgozási követelményeinek. Ezután minden nézetet elemeznek és integrálnak más felhasználói csoportok nézeteivel. A végső adatbázistervnek képesnek kell lennie az összes felhasználói csoport igényeinek a támogatására.
A végfelhasználók azok az emberek, akik a munkájuk során igénylik az adatbázishoz való hozzáférést lekérdezési, módosítási és jelentéskészítési célból; az adatbázis elsősorban értük létezik. A végfelhasználóknak több kategóriáját különböztetjük meg:
Az eseti végfelhasználók csak időnként érik el az adatbázist, viszont minden alkalommal más-más információra lehet szükségük. Egy kifinomult adatbázis-lekérdező nyelvet használnak a kéréseik megfogalmazására; ők tipikusan közép- vagy felsővezetők, esetleg egyéb alkalomszerű böngészők.
A naiv vagy parametrikus végfelhasználók számottevő részét teszik ki az adatbázis végfelhasználóinak. Munkájuk főleg az adatbázis állandó lekérdezése és módosítása körül forog, típuslekérdezéseket és -módosításokat használva, amelyeket dobozolt tranzakcióknak nevezünk, és amelyeket előzőleg gondosan leprogramoztak és teszteltek. Az ilyen felhasználók különféle feladatokat látnak el:
A banktisztviselők ellenőrzik a számlaegyenlegeket, és pénzkivéteket, -betéteket könyvelnek.
Légitársaságok, szállodák és autókölcsönzők ügyintézői ellenőrzik a kapott kérések teljesíthetőségét, és megteszik a helyfoglalást.
A szállítási cégek fogadóállomásain az ügyintézők csomagazonosítókat visznek be vonalkódok segítségével, valamint további leíró információkat billentyűzettel, így módosítva a megérkezett és a továbbszállítandó csomagok központi adatbázisát.
A tanult végfelhasználók (szakemberek) magukban foglalják a mérnököket, tudósokat, üzleti elemzőket és másokat, akik alaposan megismerkednek a DBMS lehetőségeivel abból a célból, hogy saját alkalmazásokat fejlesszenek az összetett igényeik kielégítésére.
A független felhasználók személyes adatbázisokat tartanak karban kész programcsomagok segítségével, amelyek egyszerűen használható menüs vagy grafikus interfészekkel rendelkeznek. Ilyen például egy olyan adócsomag felhasználója, amely személyes pénzügyi adatok sokaságát tárolja adózási célból.
Egy tipikus DBMS több eszközt biztosít az adatbázisok eléréséhez. A naiv végfelhasználóknak csak nagyon keveset kell ismerniük a DBMS által nyújtott szolgáltatásokból; nekik csupán a számukra tervezett és fejlesztett típustranzakciók felhasználói felületeit kell megérteniük. Az eseti felhasználók is csak az általuk újra és újra felhasznált eszközöket ismerik. A tanult felhasználók megpróbálják megismerni a DBMS legtöbb szolgáltatását, hogy kielégíthessék az összetett igényeiket. A független felhasználók általában meglehetősen jártasak lesznek egy bizonyos szoftvercsomag használatában.
A rendszerelemzők határozzák meg a végfelhasználók, különösen a naiv felhasználók igényeit, majd rögzítik az ezen igényeknek megfelelő dobozolt tranzakciók specifikációit. Az alkalmazásprogramozók a megadott specifikációk alapján implementálják ezeket a tranzakciókat mint programokat, amelyeket azután tesztelnek, nyomkövetnek, dokumentálnak és karbantartanak. Az elemzőknek és a programozóknak — akiket közös néven szoftverfejlesztőknek vagy szoftvermérnököknek hívnak — a DBMS által nyújtott szolgáltatások teljes tárházával tisztában kell lenniük ahhoz, hogy feladatukat ellássák.