Ahhoz, hogy az adatbázis-adminisztrációról beszélni tudjunk, tisztában kell lennünk azzal, hogy egyáltalán mi is az az adatbázis, amivel az adminisztrátor dolgozik. Az adatbázis egy szervezett adattár, amelyben az adatok adatelemekként (például mezőkként, rekordokként, és állományokként) érhetőek el.

Az adatokkal természetesen dolgozni is szeretnénk, amihez szükség van egy szoftverre. Az adatbázis-kezelő rendszer (Database Management System, DBMS) egy szoftver, amely a végfelhasználóknak vagy az alkalmazásprogramozóknak lehetővé teszi, hogy megosszák és kezeljék az adatokat. Segítségével az adatbázisban adatokat tudunk létrehozni, módosítani, visszanyerni és tárolni, továbbá az adatok tulajdonságait és a köztük lévő kapcsolatokat leírni. Egy adatbázis-kezelő rendszer általában felelős az adatintegritásért, az adatbiztonságért, az adatelérés vezérléséért és optimalizálásáért, az automatikus visszagörgetésért, az újraindításért és a visszaállításért.

Az egyes cégek alkalmaznak egy vagy több olyan képzett szakembert, aki csak a cég adatbázisaival és a kezelő szoftvereivel foglalkozik. Az adatbázis-adminisztrátor (Database Administrator, DBA) felelős egy cég adatbázisainak tervezéséért és karbantartásáért, azaz a cég adatbázisainak folyamatban levő működésének biztosításáért és hatékonyságáért, és azért, hogy az alkalmazások elérjék az adatbázisokat.