Néhány cég különböző szerepköröket definiál az adatok üzleti és technikai szempontjai alapján. Az adatok üzleti szempontjai tartoznak az adatadminisztrátorhoz, a technikai oldalt az adatbázis-adminisztrátor kezeli. Nem minden cégnek van külön adatadminisztrációs feladatköre. Sok cég az adatadminisztrációt az adatbázis-adminisztrációs szerepkörhöz rendeli.
A cégek sokszor az adatkezelés technikai oldalát is felosztják: az adatbázis-adminisztrátor felelős az adatbázis-kezelő rendszer használatáért és egy rendszer-adminisztrátor vagy rendszerprogramozó felelős az adatbázis-kezelő rendszer telepítéséért és frissítéséért.
Az adatadminisztráció az adat, mint erőforrás kezelésének üzleti oldalát elválasztja az adatokat kezelő technológiától. Így sokkal közelebb kerül az adat az őt használó üzleti felhasználóhoz.
Az alkalmazásfejlesztés életciklusát tekintve az adatadminisztráció inkább az adatok gyűjtését, elemzését, és a tervezést foglalja magában, míg az adatbázis-adminisztrátor a tervezésben, a fejlesztésben, és a működési fázisban dolgozik.
Az adatadminisztrátor (Data Administrator, DA) felelős az üzleti koncepciók megértéséért, ő azonosítja és katalogizálja az üzleti felhasználók számára szükséges adatokat. Ezek alapján hozza létre a koncepcionális és a logikai adatmodellt, amelyben az üzleti folyamatokhoz tartozó adatelemek közötti kapcsolatokat is pontosan leírja.
Az adatadminisztrátori csoportnak át kell látnia a cégnél lévő minden üzleti folyamat összes adatát. A jó adatadminisztrációs csoport munkájának eredményeként meghatározza a cég adatpolitikáját, azonosítja az adattulajdonosokat és gondnokokat. A cég adatainak a felügyeletéhez és használatához szabványokat alakít ki, megtervezi és érvényesíti a használathoz szükséges követelményeket, illetve segít szabványosítani az adatkezelési folyamatokat. Az adatadminisztrátori szerepkör magában foglalja az adatok dokumentációját, megosztását és létrehozását céges szinten.
Az adatadminisztrátor felelőssége biztosítani, hogy az adatok megfelelően legyenek dokumentálva. Ez a dokumentáció általában egy repository-ban van tárolva. Egy fontos különbség az adatadminisztrátor és az adatbázis-adminisztrátor között, hogy az adatadminisztrátor a repository tartalmára figyel, míg az adatbázis-adminisztrátor a fizikai adatbázisra és az adatbázis-kezelő rendszerre.
A metaadatok ugyancsak a repository-ban vannak tárolva. A metaadatok biztosítják a környezetet, amelyben az adatokat megérthetjük és számunkra információvá válnak. Az adatadminisztrátor felelős a cég metaadat-stratégiájáért. A metaadat-stratégia abban segíti a céget, hogy az információvagyont a felügyelete alatt tartsa, megértse és felmérje az értéküket. A Metaadatok című fejezetben további részleteket találhatunk.
A következő különbség az adatadminisztrátor és az adatbázis-adminisztrátor között, hogy az adatadminisztrátor a metaadatokkal, míg az adatbázis-adminisztrátor az adatokkal foglalkozik.
Az adatadminisztráció egyik legnagyobb feladata az adatmodellek létrehozása. A koncepcionális adatmodell az adatkövetelményeket nagyon magas szinten vázolja fel, míg a logikai adatmodell az adattípusokat, hosszakat, kapcsolatokat és számosságokat mély részletekben írja le. Relációs és objektumrelációs adatbázisok esetén az adatadminisztrátor normalizációs technikákat használ, hogy megbízható adatmodelleket szállítson, amelyek pontosan leírják a cég adatkövetelményeit.
Sok adatbázis-adminisztrátor nem szereti az adatadminisztrátorokat, mint adatmodellezőket, akikre csak azért van szükség, hogy a végfelhasználókkal megbeszéljék az adatbázis követelményeit. Egy igazi adatadminisztrátor feladata több, mint egyszerű adatmodellezés. Az adatadminisztráció egy üzletorientált szakterület, amely a cég adatvagyonáért felelős.
Általában az adatbázis-adminisztrátorok nem képesek az adatadminisztrátor feladatait felelősségteljesen ellátni. Az okok a következőek:
Az adatbázis-adminisztrátornak sok más technikai kötelessége van, melyek az idejének a nagy részét kitöltik.
Az adatbázis-adminisztrátori csoport vezetőjének általában nincs akkora végrehajtó hatalma, amely megengedné, hogy politikát diktáljon.
Az adatbázis-adminisztrátor általában nem rendelkezik olyan képességekkel, hogy hatékonyan tudjon kommunikálni az üzleti felhasználókkal, és lehet, hogy nem is ért az adott üzleti folyamathoz.
A legtöbb adatbázis-adminisztrátor boldogabb, ha technikai problémákkal kell foglalkozni, üzleti vagy nem technikai problémák helyett.
Ha az adatadminisztrátori és adatbázis-adminisztrátori feladatok egyidejűleg léteznek egy cégen belül, akkor a két csoportnak nagyon szorosan együtt kell dolgoznia. Fontos, hogy ugyanaz legyen a főnökük, ez megkönnyíti az együttműködést. Törvényszerű, hogy van néhány olyan ismeret, amelyre mindkét csoportnak szüksége van. De az adatbázis-adminisztrátor általában nem fogja megérteni az üzleti kérdéseket úgy, mint az adatadminisztrátor, és az adatadminisztrátor soha nem fogja úgy megérteni a fizikai adatbázist, mint az adatbázis-adminisztrátor. Ennek ellenére igaz, hogy az adatadminisztrátor és az adatbázis-adminisztrátor is hatékonyabban dolgozik, ha van bizonyos ismerete a másik szakterületéről.
Röviden áttekintjük, hogy mi a feladata az adatbázis-adminisztrátornak, ha van adatadminisztrátor. Az első kötelessége, hogy megértse az adatmodellt, amelyet az adatadminisztrátor épített és megbeszélje a modellt az alkalmazásfejlesztőkkel és más technikai szakemberekkel. Az adatbázis-adminisztrátor a logikai adatmodellt használja a fizikai adatbázisok felépítéséhez. Az adatbázis-adminisztrátor transzformálja a logikai adatmodellt egy hatékony fizikai tervbe. Alapvető, hogy az adatbázis-adminisztrátornak a hatékony és megfelelő fizikai adatbázisterv elkészítéséhez az adatbázis-kezelő rendszerről szóló ismereteit használnia kell. Az adatbázis-adminisztrátor nem számíthat az adatadminisztrátorra a végső fizikai modellnél, mint ahogy az adatadminisztrátor sem számíthat az adatbázis-adminisztrátorra a koncepcionális és a logikai modellnél.
Az adatbázis-adminisztrátor a kommunikációs csatorna az adatadminisztrátori csoport és a technikai szakemberek, illetve az alkalmazásprogramozói csoport között. Természetesen az adatbázis-adminisztrátor munkájának zöme a fizikai modellből készült adatbázis és az adatbázis-alkalmazások kezelésének folyamatos támogatása.
Néhány cégnek, általában a nagyobbaknak, van rendszer-adminisztrátor (System Administrator, SA) vagy rendszerprogramozó szerepköre. A rendszer-adminisztrátor befolyással van az adatbázis-kezelő rendszer megvalósítására. A rendszer-adminisztrátor felelős az adatbázis-kezelő rendszer telepítéséért. A rendszer-adminisztrátornak általában nincs felelőssége az adatbázistervért és támogatásáért. Az adatbázis-adminisztrátor az adatbázisért felelős, míg a rendszer-adminisztrátor az adatbázis-kezelő rendszer telepítését, módosítását és támogatását biztosítja. Továbbá a rendszer-adminisztrátor felel azért, hogy az IT infrastruktúra úgy legyen megvalósítva, hogy az adatbázis-kezelő rendszer együtt tudjon dolgozni más rendszerszoftverekkel. A rendszer-adminisztrátor más technikai szakemberekkel dolgozhat együtt, hogy a tranzakciófeldolgozó eszközöket, az üzenetsorba-állító eszközöket, a hálózati protokollt, és az operációs rendszer paramétereit konfigurálja az adatbázis-kezelő rendszer hatékonyan működéséhez. A rendszer-adminisztrátor biztosítja, hogy az IT infrastruktúra üzemeljen az adatbázis-fejlesztéshez. Ezt úgy teszi meg, hogy az adatbázis-kezelő rendszert megfelelően beállítja, az adatbázis-kezelő rendszer szállítójától kapott folyamatos karbantartásokat és frissítéseket alkalmazza és koordinálja a migrációt az új adatbázis-kezelő rendszer kiadásokra és verziókra.
Mint az adatadminisztrátornál, itt is vannak olyan ismeretek amelyeket a rendszer-adminisztrátornak és az adatbázis-adminisztrátornak is tudnia kell. De a rendszer-adminisztrátor általában nem fogja megérteni a fizikai adatbázist úgy, mint az adatbázis-adminisztrátor, és az adatbázis-adminisztrátor valószínűtlen, hogy megérti a telepítést és a rendszerszoftver részletes technikai kapcsolatait, mint a rendszer-adminisztrátor. Azonban mindkét munkakör hatékonyabb, ha van bizonyos ismeret a másik területéről.
Ha nem létezik rendszer-adminisztrációs csoport, vagy nem az adatbázis-kezelő rendszerre összpontosít, akkor általában az adatbázis-adminisztrátor vállalja az adatbázis-kezelő rendszerrel kapcsolatos rendszer-adminisztrátori és programozói felelősséget is.