Az egyik legnehezebb dolog meghatározni egy cég adatbázisainak online állapotához és hatékony működéséhez szükséges adatbázis-adminisztrátorok optimális számát. Sok cég minimális adatbázis-adminisztrátori személyzettel próbál dolgozni, mert azt gondolják, hogy minél kevesebb az alkalmazott, annál kevesebb a költség. De a feltételezés nem mindig igaz. Egy túlórázó adatbázis-adminisztrátor hibázhat, amely leálláshoz és műveleti problémákhoz vezethet. Az ilyen hibák költsége több lehet, mint egy plusz adatbázis-adminisztrátori fizetés.
Az adatbázis-adminisztrátorok optimális száma sok tényezőtől függ:
Az adatbázisok száma: minél több adatbázist kell támogatni, annál összetettebb az adatbázis-adminisztrátor feladata.
Az adatbázisok mérete: minél nagyobbakat kell támogatni, annál nehezebb az adatbázis-adminisztrátor feladata. Ha egy SQL utasítás sokáig fut, több idő kell a hangolásra is.
A felhasználók száma: Több felhasználó esetén nehezebb biztosítani az online, optimális teljesítményű adatbázist. Ráadásul több a problémák, a hívások száma.
Az alkalmazások száma: Minél több az alkalmazás, annál nagyobb nyomás nehezedik az adatbázisra teljesítmény, erőforrás és elérhetőség értelemben.
Szolgáltatási szintről szóló megállapodás (service-level agreement) (SLA): minél szigorúbb a szolgáltatási szintről szóló megállapodás, annál nehezebbé válik az adatbázis-adminisztrátornak a szolgáltatást szállítania. Például ha a szolgáltatási szintről szóló megállapodás a tranzakcióktól másodperc töredéknyi idejű válaszidőt követel, az sokkal bonyolultabb, mint ha három másodpercnyi válaszidőt követelnének.
Elérhetőségi követelmények: Az adatbázis-adminisztráció egyszerűbbé válik, ha van engedélyezett ütemezett leállási idő. Néhány adatbázis-adminisztrátor feladathoz leállás kell, vagy egyszerűbb megtenni, ha áll az adatbázis. Az e-business-hez és a webszolgáltatásokhoz 24/7 adatbázis-elérhetőség szükséges.
A leállás hatása: Minél nagyobb a pénzügyi hatás egy elérhetetlen adatbázis esetén, annál nagyobb a nyomás az adatbázis-adminisztrátorra, hogy nagyobb adatbázis-elérhetőséget biztosítson.
Teljesítménykövetelmények: Minél teljesítményorientáltabb az adatbázis-elérés, annál bonyolultabb lesz az adatbázis-adminisztráció.
Alkalmazások típusai: A támogatott alkalmazástípusoknak közvetlen hatása van a szükséges adatbázis-adminisztrátorok számára. Az üzletmenet tekintetében kritikus alkalmazásokhoz szükséges adatbázis-kezelő rendszer és az adatbázis különbözik a nem kritikus alkalmazásoktól. Üzletkritikus alkalmazás az olyan alkalmazás, amelyhez ha nem férünk hozzá, akkor az az üzlet menetében veszteséget okoz. Az üzletkritikus alkalmazások sokkal jobban megkövetelik az állandó monitorozást az elérhetőség biztosítása érdekében. Egy OLTP (online transaction processing, online tranzakciófeldolgozó) rendszernek más jellemzői vannak és más adminisztrációt követel meg, mint egy OLAP (online analitical processing, online analitikus feldolgozó) rendszer. Az OLTP rendszer tranzakciói rövidebb ideig tartanak, mint az OLAP lekérdezések, OLTP rendszerek írási és olvasási műveleteket végeznek, az OLAP rendszereknél az olvasás a domináns. Ezért különböző adatbázis-adminisztrátori eljárásokra van szükségük.
Változékonyság: a gyakran változó adatbázisok több adatbázis-adminisztrátort követelnek meg. Egy statikus adatbázis-környezet kevés változtatást igényel, amely nem ugyanolyan szintű adatbázis-adminisztrátori hatékonyságot követel meg, mint egy gyakran változó adatbázis-környezet. Sajnos a legtöbb adatbázis és alkalmazás változékonysági szintje hajlamos az idővel drámaian változni. Gyakran nagyon nehéz megállapítani, mennyire lesz változékony egy teljes adatbázis-környezet az életciklusa alatt.
Az adatbázis-adminisztrátori személyzet tapasztalata: A létező adatbázis-adminisztrátor csoport tudása határozza meg a további adatbázis-adminisztrátorok szükségét. Egy sok ismerettel rendelkező adatbázis-adminisztrátori csoport többet teljesít, mint egy kezdő csapat. A személyzeti követelmények tekintetében a tudás többet jelent, mint a tapasztalat. Egy jó szakértelemmel rendelkező adatbázis-adminisztrátor két év tapasztalattal könnyen felülmúlhatja a 10 éve dolgozó veteránt, aki kiégett és nem motivált.
A programozói személyzet tapasztalata: Ha az alkalmazásfejlesztőknek nincs nagy szakértelme az adatbázisokhoz és az SQL programozáshoz, akkor az adatbázis-adminisztrátornak az alkalmazásfejlesztés folyamatában jobban részt kell vennie. Az adatbázis-adminisztrátornak kell olyan feladatokat ellátni, mint összetett SQL utasítások összeállítása, SQL és alkalmazáskód elemzése, nyomkövetés, hangolás, és a kapcsolat biztosítása. Ahogy a programozó személyzet tapasztalata nő, úgy csökkennek az adatbázis-adminisztrátortól elvárt programozói feladatok.
Végfelhasználók tapasztalata: Ha a végfelhasználók ad hoc SQL-lel közvetlenül elérhetik az adatbázist, akkor a tudásuk szintje közvetlenül hat az adatbázis-adminisztrátor feladatainak összetettségére.
Az adatbázis-kezelő rendszerek változatossága: Minél heterogénebb a környezet, annál nehezebbé válik adminisztrálni azt. Például tapasztalatot szerezni és fenntartani Oracle-ben és DB2-ben is, sokkal nehezebb, mint csak az egyikben gyakorlatot szerezni. Továbbá, ha több különböző típusú adatbázis-kezelő rendszer van telepítve, az adatbázis-adminisztráció sokkal nehezebbé válik.
Adatbázis-adminisztrációs eszközök: Az adatbázis-kezelő rendszerek szállítói és más cégek ajánlanak olyan eszközöket, amelyek automatizálják az adatbázis-adminisztrátor feladatait. Az automatizált eszközök megkönnyítik az adatbázis-adminisztrációt. Az adatbázis-adminisztrátor feladatai kevésbé lesznek összetettek, ha több eszköz érhető el.