Az adatbázis-adminisztrátornak nem csak az adatokkal kell dolgoznia, hanem az adatelemek definícióival is. Az adatok leírásának, struktúrájának, korlátozásainak és definíciójának megértése nélkül az adatok helytelenül lesznek értelmezve vagy rosszul lesznek használva. A nem helyesen definiált adatok integritási problémákat okozhatnak.
Ahhoz, hogy a felhasználói adat hasznos információvá váljon, el kell helyeznünk egy adott környezetbe. Az adatról szóló információt metaadatnak nevezzük. A metaadat legegyszerűbb definíciója: adat az adatról. Pontosabban, a metaadat írja le az adatot, azaz olyan információkkal szolgál, mint típus, hosszúság, szöveges leírás és más jellemzők. A metaadat válaszol az adat felhasználóinak a ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan kérdésekre.
Az adat egy elem vagy esemény által reprezentált tény, amely nincs kapcsolatban más tényekkel, és nincs meghatározva a környezete. Példák az adatra: 27, Jan vagy 010110. További részletek nélkül semmit nem tudunk erről a három adatról. Tekintsük a következőket:
a 27-es szám tízes vagy 8 számrendszerbeli?
A 27-es 10-es számrendszerben mit jelent? Egy kort, pénzösszeget, IQ-t, cipőméretet, vagy valami mást?
Mit jelent a Jan? Egy női név? Vagy férfi név? Vagy az év első hónapja? Vagy valami más?
És a 010110 mit jelent? Bináris szám? Vagy dátum? Talán 1910. január 1.? Vagy 2010.
január 1.? Vagy valami más?
A környezet hiánya miatt ezek mind csak adatok. Az információhoz szükség van a környezetre, amely meghatározza az adatok közötti kapcsolatot és más információkat. Az adat, ha metaadat környezetbe kerül, információvá válik. A kapcsolatok információkat reprezentálhatnak, de nem alkotnak információkat, amíg meg nem értjük őket.
Hogy az adat ne csak egyszerű adat legyen, szükségünk van metaadatokra. Metaadatok nélkül nincs azonosítható jelentés, csak számjegyek, betűk és bitek gyűjteménye. A metaadat az adatoknak formát ad és hasznos információvá teszi őket.
Az adatbázis-adminisztrátor, vagy ha létezik, akkor az adatadminisztrátor feladata, hogy a cégnél egy metaadat-stratégiát fejlesszen ki. A metaadat-stratégia határozza meg, hogy a cégnél a metaadatokat hogyan gyűjtik, kezelik és érik el. A metaadat-stratégia a következőket tartalmazza:
vezérelveket, amely szerint a cégben a metaadatokat használják
módszereket az adatok tulajdonosainak és gondnokainak definiálására és azonosítására
az összegyűjtendő metaadattípusok megnevezéseit
az egyes metaadattípusok céljának leírását – vagyis azt, hogy az egyes metaadatokra a cégnek miért van szüksége
a metaadatok tárolására és gyűjtésére szolgáló eljárásmódokat
módszereket a metaadat elérésére
olyan vezérelveket, amelyek kikényszerítik a gondnoksági szabályokat és a metaadatok eléréséhez a biztonságot
a külső és belső metaadat-források megnevezését
mértékeket a minőség méréséhez és a metaadat használhatóságához
A metaadatok összegyűjtésével és kezelésével a cégünk saját adatairól olyan lényeges tényeket tudhat meg, amely a rendszereket használhatóbbá, az adatbázisokat pedig hasznosabbá teszik.
Az adatbázis-adminisztrátornak részt kell vennie a metaadat-stratégiát fejlesztő csoport munkájában, de az adatadminisztrátornak (ha létezik ilyen a cégnél) kell lennie a vezetőnek.
Minden metaadat adatot ír le, de többféle metaadattípus létezik, amely többféle forrásból származhat. Alapszinten kétféle metaadattípusról beszélhetünk: technológiai és üzleti.
A technológiai metaadat az adatokat technikai oldalról írja le. Az adatok tárolásáról és az adatok számítógépes rendszerben való kezelésről ad információt.
Az üzleti metaadatok azt írják le, hogy az adatokat az üzlet hogyan használja. Ahhoz szükségesek, hogy az adat értékes legyen a cég számára.
Technológiai metaadat például az, hogy egy tábla SZEMELYISZAM nevű oszlopa egy 11 hosszú karaktersorozat tárolására képes, és csak számjegyeket tartalmaz. Az is technológiai még, hogy tudjuk, hogy az első számjegy csak 1,2,3,4-es lehet. Természetesen az üzleti felhasználónak is szüksége van erre a tudásra.
Üzleti metaadat például az, hogy a SZEMELYISZAM valójában egy személyi számot takar, hogy egy személyi szám csak egy adott személyhez tartozik, és az is, hogy kiolvashatjuk belőle, hogy mikor született az adott személy. Az adatbázis-adminisztrátor számára az üzleti metaadat is fontos, hogy az adatbázist megfelelően és hatékonyan hozza létre.