Az adatbázis-kezelő rendszer felügyeli az adatbázis minden erőforrását. Egy felhasználó csak akkor végezhet el egy adatbázis-műveletet, ha engedélyezték számára a művelet végrehajtását, vagy pedig a művelet minden felhasználónak engedélyezve van. Nincs alapértelmezett feljogosítás, amelyet minden felhasználó eleve megkap, amikor belép az adatbázisba.
Az adatbázis-kezelő rendszer biztonsági eszközeit használva az adatbázis-adminisztrátor alakítja ki, hogy mely felhasználók, illetve mely alkalmazások milyen műveleteket végezhetnek el egy adott adatbázisban. Ha a felhasználók több szerver több adatbázisát szeretnék elérni, akkor az adatbázis biztonság adminisztrálása sokkal bonyolultabbá válik. A különböző adatbázisokra vonatkozó feljogosítást külön-külön meg kell adni, azaz a parancsokat minden adatbázisban meg kell ismételni. Általában nincs olyan központi repository, amely segítené azt, hogy a felhasználók biztonsági beállításainak a módosítását vagy a törlését több adatbázisban egyidejűleg végre lehessen hajtani.
Általában az adatbázis-adminisztrátor felelős az adatbázis-biztonság adminisztrálásáért. Azonban az is előfordulhat, hogy a cégünk ezt a feladatot egy elkülönített biztonsági adminisztrációra hárítja, amely a cég teljes IT biztonságát felügyeli. Léteznek olyan cégek is, amelyeknek van külön biztonsági adminisztrációja, ám az adatbázis-biztonságot mégis másképp kezelik, mint egy tipikus IT feljogosítást.
Ha a cégnél a biztonsági politikát biztonsági adminisztrációs csoport kezeli, akkor ez a csoport gyakran egy biztonsági szoftvert használ. A biztonsági szoftvertermékekkel a biztonság kezelése és felügyelete automatizált, így nem szükséges az, hogy az adminisztrátornak magasabb privilégiumai legyenek a biztonsági politika kezeléséhez.
A szigorú hitelesítés minden adatbázis megvalósítási terve esetén nagyon fontos. Lehetetlen feljogosítást felügyelni és nyomon követni nélküle.
Először egy felhasználói nevet kell létrehozni az adatbázis-kezelő rendszer felhasználójához. A felhasználói névhez jelszót kell rendelni, amelyet csak az tud, aki a felhasználói nevet használhatja. Néhány adatbázis-kezelő rendszer az operációs rendszerbeli felhasználói nevet és jelszót használja az adatbázis-kezelő rendszerbe való bejelentkezéshez is, mások külön az adott adatbázis eléréséhez és biztonságához létrehozott felhasználói nevet és jelszót használnak. Ha az adatbázis-kezelő rendszer felügyeli a felhasználói neveket, akkor az adatbázis-kezelő rendszernek még a következő információkra is szüksége van, vagy szüksége lehet:
jelszó,
alapértelmezett adatbázis: amelyhez a felhasználó csatlakozni fog,
alapértelmezett nyelv: ha az adatbázis-kezelő rendszer több nyelvet támogat, a felhasználói névhez rendelendő nyelv,
további információk a felhasználóról, akihez a felhasználói név tartozik: e-mail, telefonszám, hivatali hely, üzleti egység, stb. Ez dokumentációs célból hasznos.
A jelszót szabályos időközönként meg kell változtatni, hogy a betörőknek nehezebb legyen elérni az adatbázist. A legtöbb adatbázis-kezelő rendszerben van olyan eszköz, amely arra kényszeríti a felhasználót, hogy bizonyos időközönként változtassa meg a jelszavát, és amíg ezt nem teszi meg, addig nem tud bejelentkezni. Azokat a felhasználókat, akik nem változtatják meg a jelszavukat, az adatbázis-adminisztrátor letilthatja. A letiltások visszaállítása csak külön adminisztrációval történhet.
Ha az adatbázis-kezelő rendszer egy felhasználójának már nem szükséges az adatbázishoz hozzáférni, mert például elhagyja a céget, akkor az adatbázis-adminisztrátornak törölnie kell a felhasználóhoz tartozó felhasználói nevet a rendszerből, amilyen hamar csak lehet. Probléma lehet, ha a felhasználói nevet nem lehet eldobni, mert a felhasználó aktuálisan be van jelentkezve az adatbázis-kezelő rendszerbe vagy a felhasználónak sok adatbázis-objektuma van. Ez is az egyik oka annak, hogy általában az adatbázis-adminisztrátoron kívül más felhasználó nem kaphat jogot arra, hogy adatbázis-objektumot létrehozhasson.
Az adatbázis-kezelő rendszernek lehet olyan eszköze, amellyel az adatbázis-adminisztrátor a felhasználói nevet zárolja. A felhasználói név zárolása megakadályozza, hogy a felhasználó elérje az adatbázis-kezelő rendszert, azonban a felhasználói nevet nem dobja el a rendszerből. A felhasználói nevet a zárolás alól fel lehet oldani, így újra engedélyezhető az adatbázis-kezelő rendszer elérése. Ez az eszköz abban az esetben is hasznos, amikor azokat a felhasználóknak, akik régen változtatták meg a jelszavukat, ideiglenesen nem engedjük, hogy elérjék az adatbázis-kezelő rendszert.
Néhány adatbázis-kezelő rendszer további eszközöket és paramétereket biztosít a felhasználói nevekhez és a jelszavakhoz. Például a következők korlátozására találhatunk eszközöket:
hibás bejelentkezési próbálkozások száma, mielőtt a felhasználói név zárolásra kerülne,
napok száma, amíg a jelszó érvényes,
a jelszó újrahasználhatósága (a napok száma, mielőtt egy jelszó újrahasználható és a maximum szám, ahányszor a jelszó újrahasználható).
Ha az adatbázis-kezelő rendszer képes kikényszeríteni az időszakos jelszóváltást, akkor gyakran olyan jelszószabályokat is ki tud kényszeríteni, amelyek csökkentik a jelszó kitalálásának az esélyét. Ilyen szabály például a minimális hosszúság, vagy az alfanumerikus követelmény.