Egy új adatbázis átadásakor általában a rendszer megfelelően működik. Azonban idővel a dolgok változnak. Egyre több lesz a felhasználó, egyre több lesz az adat, új szoftverek és hardverek kerülnek a rendszerbe, stb. És az eddig jól működő adatbázisunkban egyszer valamilyen hiba történik.Az adatbázismentés történhet jogszabályi és termelési előírás alapján is, ahol előírják, hogy egy adott állapotot hosszú távra archiválni kell.
Az adatbázis-adminisztrátornak fel kell készülnie a rendszerben bekövetkező hibák kezelésére. A fellépő hiba hatással lehet az elérhetőségre, az integritásra vagy az adatbázis használhatóságára. A bekövetkező hibákra az adatbázis-adminisztrátornak minél hamarabb reagálnia kell. Az, hogy az adatbázis-adminisztrátor milyen gyorsan és mennyire hatékonyan tud egy fellépő hibára reagálni, sokszor attól függ, hogy az adatbázismentés megfelelően meg van-e szervezve és van-e megfelelő adatbázis-helyreállítási terv. Azaz van-e a cégnek megfelelő mentési-helyreállítási stratégiája.
A rendszerhibáknak nagyon sok oka lehet. Az adatbázis mentési-helyreállítási stratégiájának a tervezésénél vegyük figyelembe az összes olyan lehetőséget, amely az adatbázis elérhetőségét és integritását fenyegeti. Az olyan technikák, mint UPS rendszer, tükrözött lemezek, stb. csökkenthetik a mentés szükségességét.
Az adatbázishibákat, amelyek mentést igényelhetnek, 3 kategóriába sorolhatjuk:
példányhiba: az adatbázis-kezelő rendszerben egy belső kivétel eredménye, egy operációs rendszer hiba vagy más szoftver hiba. Néhány esetben a példányhiba adathibát is eredményezhet, amelyhez helyreállítás szükséges, de általában ezek a hibák nem okoznak az adatokkal kapcsolatos sérülést, ezért az adatbázis-kezelő rendszert egyszerűen újra kell indítani és helyre kell állítani a normál működést.
alkalmazáshiba(vagy tranzakcióhiba): akkor következik be, ha egy program vagy szkript rossz időben fut, rossz inputtal vagy rossz sorrendben. Egy alkalmazáshiba általában hibás adatokat eredményez, amely adatbázis-helyreállítást igényel. Minél hamarabb azonosítjuk és javítjuk az alkalmazáshibát, annál kisebb kár keletkezik az adatbázisban.
médiahiba: lemezhiba, állomány-rendszerbeli hiba, szalagkárosodás, vagy törölt adatállományok. Károsítják az adatainkat. A memóriachip hibái is okozhatnak adathibát. Egy médiahiba után az adatbázis olyan állapotba kerül, ahol az érvényes adatok olvashatatlanok, érvénytelen adatok olvashatóak vagy a hivatkozási integritás sérül. A médiahibák különböző lemeztechnológiákkal (mint pl. RAID) megelőzhetőek.