A mai üzleti környezetben az egyetlen állandó dolog: a VÁLTOZÁS. Az állandóan változó piaci igényeknek meg kell felelni. Ezért az üzletnek, így a saját cégünknek is a piaccal együtt kell változni. Az üzlet mindig növekedésre törekszik, illetve próbálja fenntartani a profitképességet. Ahhoz, hogy a cégünk lépést tudjon tartani, a cégnek állandóan változnia kell, növelnie kell a termékek és szolgáltatások számát, illetve javítania kell a minőségét.
Az üzlet változása a cégen belül az emberekre külön-külön is hatással van, az embereknek, az ott dolgozóknak is változniuk, változtatniuk kell. Általában a változással való foglalkozást a dolgozók nehéznek találják. A változás legtöbbször új feladatokat és ezzel új felelősségeket jelent az alkalmazottak számára, amelyek megnehezítik a munkát. A változáskezelést sok szempontból elemezhetjük. Ezek közül az egyik szempont az IT oldali közelítés. Tekintsünk néhány egyszerű példát a változásra:
Fizikai környezet vagy munkahely változása: több vagy kevesebb alkalmazott foglalkoztatása vagy egyszerűen csak egy alkalmazott cseréje, és az új alkalmazott új vagy különböző ismeretekkel rendelkezik, mint a régi.
Szervezet változása: új folyamatok vagy módszerek adaptálása, hogy a termék és a szolgáltatás előállítása gyorsabb legyen.
Hálózati infrastruktúra változása: növekvő és esetleg földrajzilag szétszórtabban elhelyezkedő munkaerő támogatásának a biztosítása.
Alkalmazás és rendszer változás: új folyamatok bevezetése vagy meglévő folyamatok módosítása. Ez a változás új adatok gyűjtését, illetve az adatok átstrukturálását is igényelheti.
Adatok típusának és struktúrájának változása: az adatbázis sémájának módosítása, hogy az új adatok helyet kapjanak.
A változás elkerülhetetlen, szükséges az üzlet túléléséhez és sikerességéhez. De minket az adatbázissal kapcsolatos változások érdekelnek. Természetesen a változással együtt az adatbázis struktúrájának a változása is együtt jár. Sok tényező járulhat hozzá ahhoz, hogy az adatbázis-struktúránkat változtatni kényszerüljünk:
Alkalmazás programok változása. Ehhez a változáshoz új vagy módosított adatstruktúrák lehetnek szükségesek.
Teljesítményváltozások, amely eredményeképp azt várjuk, hogy az adatbázis-alkalmazás gyorsabban fusson.
Szabályozó változások, amelyek hatására új adatstruktúrákra lesz szükség, vagy ugyanazokat az adatokat hosszabb ideig kell tárolni.
Az üzleti gyakorlat változása, amelyhez új típusú adatokra lesz szükség.
Technológiai változások, amelyek lehetővé teszik, hogy a korábbi lehetőségekhez képest az adatbázis új típusú adatokat vagy nagyobb mennyiségű adatot tudjon tárolni.
A változás egész életünket, illetve a cégünk egész életét végigkíséri, nem tűnik el soha. Ezért fontos, hogy legyen olyan megoldásunk, amelynek a segítségével ezeknek az elkerülhetetlen változásoknak a kezelésével könnyedén elboldogulunk.
Ahhoz, hogy a változást hatékonyan tudjuk kezelni és sikeresen meg tudjuk valósítani, ismernünk kell a következő tényezőket: proaktivitás, intelligencia, analízis (tervezés és kihatás), automatizálás, szabványosítás, megbízhatóság, megjósolhatóság, gyors és hatékony szállítás. Természetesen a változás hatékony kezeléséhez nem elegendő ismerni ezeket a tényezőket, alkalmazni is kell őket tudni. Tekintsük át őket:
Proaktivitás: a proaktív változás, a legértékesebb változástípus, mert a jövőbeli probléma megelőzését szolgálja. A fejlesztési ciklus minél korábbi fázisában azonosítjuk és valósítjuk meg a szükséges változásokat, annál kevesebb lesz a változás teljes költsége.
Intelligencia: Ha egy változás megvalósítására készülünk, akkor a változás minden lehetséges hatását fel kell deríteni, különben a változás a cégnek előre nem várt költségeket eredményezhet. Egy adott terület egyszerűnek vélt változása egy másik területen bonyolult változást okozhat. Vizsgálni kell az egyes változások hatását és ezeket a hatásokat egy változási folyamatban összesíteni kell. A változás kezelésének a folyamatában az intelligencia miatt alapos elemzést kell végeznünk. Az elemzés eredményeként egy megvalósítási terv áll elő, amely alapos munka esetén hatékony, és végrehajtása alacsony kockázattal jár. A valódi intelligencia megköveteli egy kontingencia terv létrehozását is, amelyet abban az esetben használunk, ha egy-egy változás vagy változások halmaza nem a tervezettnek megfelelően megy végbe.
Tervezési elemzés: a tervezés maximalizálja a változások hatékonyságát. Egy jól megtervezett változtatás időt takarít meg. Könnyebb egy jó terv alapján elsőre jól csinálni, mint tenni egy elhibázott próbát, amit ki kell javítani, majd csak utána jól csinálni. Egy hatékony cég a változás minden lehetséges hatását megérti, mielőtt a változás megvalósításához az erőforrásokat lefoglalja.
Kihatás elemzése: az átfogó kihatás- és kockázatelemzés lehetővé teszi a cégnek, hogy a teljes problémát és a benne rejlő kockázatot vizsgálja, így meg tudja határozni a változás megvalósításának a legjobb menetét. Egy változást általában többféleképpen is meg lehet valósítani. Az egyes megvalósítások hatása meglehetősen különböző lehet. Néhány megvalósítás több kockázatot foglal magában: hibák, indokolatlan nehézségek, további változások szükségessége, leállás, stb. Mindezeket a tényezőket számba kell venni, amikor a változás megvalósításához a legjobb közelítést keressük.
Automatizálás: a változási folyamat automatizálása csökkenti az emberi hibát, illetve az monoton feladatok terhét leveszi a túlterhelt személyzet válláról.
Az eljárás szabványosítása: szabványos eljárások használatával akkor is fennmarad a folyamatos termelékenységi szint, ha folyamatosan cserélődnek az alkalmazottak. Ha a cégünk jól szervezett és alaposan dokumentált feladatai vannak, akkor csökken az az idő, amelyet az alkalmazottak az új probléma, és annak megoldásának megértésére fordítanak.
Megbízható és megjósolható folyamat: ha egy terméket hozunk létre, akkor a cégünknek tudnia kell, hogy semmilyen ráfordított erőfeszítés sem veszett el, mivel az idő értékes. A megbízható folyamat teljesen dokumentált, a dokumentáció alapján bármelyik képzett szakember végre tudja hajtani a folyamatot. A folyamat egyes lépései megismételhetőek, azaz az ismétléssel is ugyanazt az eredményt kapjuk. A megjósolható folyamat esetén meg tudjuk mondani, hogy a jövőben végrehajtott folyamat egyes lépéseinek mi lesz az eredménye. A magas szintű megjósolhatóság segíteni fog biztosítani a folyamatos sikert és profitképességet. Megbízhatóság és megjósolhatóság a kulcstényezők az állandóan magas minőségű termék előállításában.
Elérhetőség: a legtöbb változás megvalósításához leállás szükséges. Az alkalmazásoknak, de gyakran az adatbázisoknak is, le kell állniuk. Manapság a magas elérhetőség a legtöbb alkalmazás esetén követelmény. A változás végrehajtása miatt történő leállások számának csökkenésével az alkalmazás elérhetősége nő. Ez nem jelenti azt, hogy a változás nem mehet végbe, mert nem lehet leállítani az adatbázist vagy az alkalmazást. Lehetőségünk van a változás megvalósítására olyan megoldás keresni, amely nem jár együtt leállással, vagy a leállást igénylő változásokat összegyűjteni és egy leállással több változást megvalósítani.
Gyors és hatékony szállítás: az ügyfelek gyors válaszreakciót követelnek a legtöbb terméknél és szolgáltatásnál. A profitképesség akkor a legjobb, ha a termék az első a piacon. Egy termék lassú vagy nem hatékony szállításának költsége nagyon nagy lehet. Ha változást valósítunk meg, a gyorsabb a jobb. Minél rövidebb ideig tart egy változás végrehajtása miatti kiesés, annál gyorsabban lehet a rendszert a piacra dobni.