2.2. Az információ, a tudás könyvtári reprezentációja

A könyvtár inputját a dokumentumokban (információforrásokban) megjelenő információ/tudás képezi. Bármilyen eljárást, technológiát alkalmaznak is a könyvtárak a feltárási folyamatok során, első lépésként az információnak, az ismeretnek azt a mennyiségét/részét kell meghatározni, kiválasztani, amely a folyamatok további szakaszaiban egy egységként jelenik meg.

Az információtudomány szűken értelmezett feladata nem más, mint hogy létrehozza az eredeti szövegek reprezentációját, szurrogátumát. Ez a szurrogátum kerül az adatbázisokba, katalógusokba, információ-kereséskor a szurrogátum jelenik meg találatként, s ebből lehet eljutni az eredeti szöveghez. A tömörítés mértékétől függően a szurrogátum sokféle lehet. Eredeti dokumentumot képviselhet akár egy kódszám is, bár ennek információtartalma minimális. Másik végletként megvalósulhat a teljes szöveg tárolása, amely a továbbiakban kiegészülhet más adatokkal is. Egy tipikus szurrogátum részei Horváth T. (2001) összefoglalását alkalmazva a következők [Horvath]

- azonosító(k);

- bibliográfiai leírás;

- szabad szöveges ismertetés, szöveges tömörítés, kivonat referátum, annotáció;

- generalizáló osztályozási jelzet, kód;

- individualizáló osztályozási jelzet;

- felhasználói kódok;

- alkalmazási kódok.

A könyvtár a feltárás munkafolyamata során a dokumentumokról, információforrásokról egy reprezentációt készít, amelynek egyik legelterjedtebb formája a bibliográfiai leírás, illetve a bibliográfiai tétel (számítógépes környezetben: bibliográfiai rekord). A bibliográfiai tétel önmagában is megjelenhet szurrogátumként.

A feltárás célja mindig az, hogy a majdani kommunikációs folyamatban a felhasználó a leggyorsabban és leghatékonyabban találja meg a releváns információt problémája megoldásához, ezért a könyvtáraknak gondoskodniuk kell a használói igényekhez kapcsolódó információk magas színvonalú, korszerű feldolgozásáról.

A könyvtárak automatizálásával együtt a hagyományos bibliográfiai feltárási eszközök újabb, hatékonyabb eszközökkel, megoldásokkal cserélődnek le. Változik a technológia és változik a szellemi eszközök (szabványok, szabályzatok, metaadatok stb.) köre is.

Hagler, R. (1997) szerint a bibliográfiai adatok illetve adatelemek jelentik azokat a „legkisebb építőkockákat”, amelyek együttesen azonosítanak egy dokumentumot vagy a dokumentum bibliográfiai rekordját. Ezek a – szabványosan összeállított és használt – építőelemek összefüggő és széles körű struktúrát alkotnak, bármely dokumentum legeredményesebb meghatározásához, és a bibliográfiai adatbázis leghatékonyabb kezeléséhez [Hagler].