3.7. A könyvek formai analízise. A bibliográfiai leírás lépései

A bibliográfiai leírásokat a következő szempontrendszer alapján minősítjük.

1. A leírás bibliográfiai szintje (azaz a leírás tárgya) szerint megkülönböztetünk:

a) monografikus szintű leírás (készülhet egyetlen fizikai egységből álló könyvből vagy több fizikai egységből álló könyvegy fizikailag önálló részéről)

b) összefoglaló szintű leírás (készülhet több fizikai egységből álló könyv önálló részeinek egy csoportjáról vagy egészéről)

c) analitikus szintű leírás (egy könyv fizikailag nem önálló részéről)

2. A megválasztott adatelemek köre szerint megkülönböztetünk:

a) teljes leírás (a leírás a lehetséges adatelemek mindegyikét felhasználja)

b) egyszerűsített leírás (a leírás rövidített változata, amelyben meghatározott adatelemek elhagyhatóak és az adatelemek közlésmódja egyszerűsíthető)

3. A leírás szerkezete szerint megkülönböztetünk:

a) egylépcsős leírás (a leírás ugyanazon adatcsoportjai tartalmazzák mind a könyv egészére, mind a csak az egyes kötetekre jellemző adatokat)

b) többlépcsős leírás (a könyv egészére, majd az egyes kötetekre jellemző adatokat külön adatcsoportok tartalmazzák, csak összefoglaló szintű leírás esetén értelmezhető)

4. A leírás jellege szerint:

a) zárt leírás: a leírásban nincsenek hiányzó adatelemek.

b) nyitott leírás: a leírásból hiányoznak adatelemek (csak összefoglaló szintű leírás esetén értelmezhető, ha a leírás tárgya olyan többkötetes könyv, amelynek megjelenése időben elhúzódó, és a leírás pillanatában nem áll a rendelkezéünkre valamennyi kötet).

A könyvek leírásához hét adatcsoportot használunk, amelyek a leírás összetartozó adatelemeinek az egységei. A leírás adateleme meghatározott információt közlő szó, kifejezés vagy jelcsoport lehet. A hét adatcsoport a következő:

1. Cím és szerzőségi közlés(főforrása: címoldal)
2. Kiadás(főforrása: címoldal, egyéb előzék, kolofon)
3. Megjelenés(főforrása: címoldal, egyéb előzék, kolofon)
4. Terjedelem(főforrása: a könyv egésze)
5. Sorozat(főforrása: címoldal, egyéb előzék, kolofon)
6. Megjegyzés(ek) (főforrása: bármely adatforrás)
7. Terjesztési adatok(főforrása: bármely adatforrás)

A leírás adatcsoportjainak elválasztására, az adatelemek típusának felismerhetővé tételére, az adatelemekről történő kiegészítő információk közlésére és az adatok forrásának jelölésére a leírásban egyezményes jeleket használunk.

A leírás adatcsoportjai két csoportra oszthatók aszerint, hogy a dokumentum nyelvén vagy a bibliográfia (katalógus) nyelvén kell-e megadni adatait.

Az 1., 2., 3. és 5. adatcsoportokat a dokumentum nyelvén kell megadni, azaz az adatokat azon a nyelven és abban az írásrendszerben kell leírni, ahogyan a könyvön találhatók. A nem latinbetűs írású adatok a megfelelő átírási szabvány szerint átírandók a transzliteráció szabályai szerint.

A 4., 6. és 7. adatcsoport adatait a bibliográfiai gyakorlat, vagy a katalógus nyelvén szükséges megadni (azaz magyar nyelven).

A leírásban a nagy kezdőbetűk használata engedélyezett a közölt adat nyelvének helyesírási szabályai szerint, továbbá minden egyes címkezdő szó elején (kivéve ha azt a forráson a szövegelhagyás jele előzi meg), valamint minden adatcsoport kezdőszava nagy kezdőbetű.

A leírásban szereplő számok írásmódjával kapcsolatban főszabályként elmondható, hogy a különféle címadatokban szereplő számok írásmódjánál megtartjuk a forráshelyen szereplő írásmódot, egyéb esetekben pedig az egyes adatcsoportok szabályai az irányadók.